根据PDCA模型做复盘,用模板办公更高效

开课吧小白2021-06-07 18:06

你是否有这种苦恼:上学时同一种题目反复错,努力学习却像无头苍蝇,一段时间后又开始萎靡不振,成绩得不到提升。好不容易踏入职场,以为可以大干一场,结果总是虎头蛇尾,不自觉地在公司摸起鱼来,直到被开除。有时候我们会为自己的颓废感到羞耻,但温水煮青蛙,在恶性循环的瞎忙中,时间一点点被浪费,斗志一点点被磨灭。

如何从底层打破这种恶性循环,就成为了在校学生和职场新人的首要课题。那什么是复盘?

所谓复盘,本来是围棋中的一个术语,说的是下完棋后,要反思哪些子下得好,哪些子下得不好,找出对应的理由,有目的提升技巧。后来借鉴到自我成长的领域中,每天选择一个时间段,最好是临睡前的半小时,梳理一下当天的所作所为并进行评价,提出可行性方案,不断地精进。

面对新事物,复盘可以帮我们快速找到问题根源,总结经验教训,让你快速从新手变成老手;也可以帮我们发现既有思路的盲点或误区,让失败真正成为成功之母;更可以帮我们集思广益发现新的突破点,得到跨越式发展和进步。面对旧事物,复盘可以帮我们优化流程、提高效率。

有些人会说啊,这不就是日总结吗?还搞一个专有名词糊弄大家。非也,总结是静态的,更倾向于回顾和分析。而复盘是动态的,不仅包含了总结所有的内涵和步骤,还提供了可行性方案,和未来的计划相结合,不断得到提升。所以复盘和PDCA模型进行了有机结合,这一点会在如何做环节进一步描述。

复盘方式方法因人而异,如果你是领导,可以开个会针对某个事件进行复盘。但我有自知之明,正在看视频的观众,还在走在成为领导的路上。所以作为一个三无的年轻人,如何突破命运的枷锁,个人复盘才是关键。

之前说了,复盘最好选在临睡前的半小时,这是否意味着只能在家里做复盘啊?非也,复盘有很多环节,其实你可以在不同场合不同时刻,对某一环节进行分析和思考。比如在下班回家的地铁上,斜向上45度仰望车顶,思考一下今天做了哪些事情,有一个大概的印象就可以,这样等到你临睡前做复盘时,时间的紧迫性就会大大降低。那重点来了,具体如何做呢?

复盘一般分为四个步骤,回顾目标(Goal)、陈述结果(Result)、分析原因(Analysis)、洞察规律(Insight),这就是大家普遍采用的GRAI模型。

所谓回顾目标,就是回顾昨天晚上做出的计划,想要达到什么样的目的,得到什么样的结果。这里要提一下,很多时候我们做不好复盘,从源头上看是没有定下一个明确的目标,总是凭感觉行事。一个目标是否设立得好,看它是否符合SMART原则。所谓SMART原则,即目标必须是具体的(Specific)、可以衡量的(Measurable)、可以达到的(Attainable)、具有相关性(Relevant)、具有明确的截止期限(Time-based)。

比如目标是减肥,就太宽泛了,下个月我要瘦5斤,就比较具体,更有可行性。目标管理是一个大项,这里简单提一下,下次详细写一篇文章。

所谓陈述结果,就是描述目标的完成程度,以及现实与期望的落差。比如经过一个星期的减肥,发现只瘦了1KG,小于计划的1. 25KG。这里也要注意,在这个环节只论述不分析,否则会与下个步骤混淆,新手经常犯这个错误。

所谓分析原因,就是知道做得好的地方和做得不好的地方,多问几个为什么。这里为大家提供一个丰田公司的5why分析法,连续做出链条式的发问,打破砂锅问到底,找到各自的根本原因。还是之前的例子,瘦了1KG,是因为这一周锻炼了四次,为什么能锻炼四次呢,是因为坚持,又为什么能坚持呢,是因为跑完以后的成就感,为什么追求成就感,是因为我渴望进步,过有意义的生活;这里给大家出一个小作业,大家用5why法分析一下,我没完成计划的根本原因。

所谓洞察规律,就是要列出行动纲领,总结出一些规律,提炼出一些原则。正确的规律和原则,就可以指导我们今后的工作和生活。我自己瘦身,是想过有意义的生活,所以你生活的最高原则是有意义。而有意义不仅仅是瘦身,还包括读书,全身心做一番事业。所以一旦把握住了规律、形成了原则,就会有一种内在力量,让你不断进步。复盘并不只是方法,最高境界是形成习惯。

复盘的逻辑有了,那下一步就是框架了。首先给大家介绍的是PDCA模型,它被认为是全面质量管理应该遵守的程序,也叫质量环。P(Plan)计划,指的是目标的制定。D(Do)执行,指的是实现计划的具体运作。C(Check)检查,指的是对执行的情况进行总结评判。A(Action)处理,指的是对成功的经验加以肯定,对于失败的教训加以总结。

按照这个模板,只需要做填空题,大大降低了复盘的难度,节省了时间。

最后针对个人复盘,应该遵循几点:

第一要把握重点,没有重点的练习,专注一段时间后,容易产生厌倦和放弃的情绪。

第二先僵化,后优化。先建立一个僵化的流程,做起来再去持续优化,而不是完美主义,想憋一个大的,最后什么也没有做。

第三要定期回顾记录要点,才有可能避免重蹈覆辙。所幸的是,为了给大家节省回顾的时间,我的模板左上角,有一个红色方框,用一两句话填写最大收获。所以即使你再忙,也能抽出空隙回顾。

第四要养成随手记的习惯,用一个笔记本或者APP,随时记录反省,定期总结整理。

第五将上面几点养成习惯成,形成肌肉记忆,推动自己成长毫不费力。

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