产品经理文件管理与文件归档的通用规范

开课吧小白2021-06-24 16:50

产品经理日常工作非常冗杂,不仅内容耗时长、沟通成本高,而且还非常琐碎,事项特别多。想要高效率完成产品经理日常的琐碎工作,给大家总结整理一些文件归档与整理的小技巧。

一、文档存放分析

首先结合产品工作的场景来看。

需求来了,你要写个需求文档。

需求评审了,一顿怼后,接着改。

项目结束了,你要发个发布通知。

上线前,写个培训文档,给相关同事做个产品培训。

来了个新同事,让你给他个产品说明书。

合作方要个接口文档,让发给他一份。

商务同事发给你一个招标文件技术偏离表,让你帮忙标注。

甩锅开始,开始翻文件,找证据。

Q1结束了,写个季度汇报。

……

从以上场景中,我们可以归类出文件类别主要有:

临时文件:写过改天就不会再用的。

项目文件:真正工作输出的文档。

个人文件:与实际工作业务无关。

我们接着抽象来看,我整理出了一个文件的生命周期,具体如下:

产品经理

然后根据文件类型与文件生命周期,找到一种能够同时满足的文件管理方法即可。

二、我的文件层级关系

下边直接说目前我找到文件管理方式。

首先,文件夹的层级关系如下:

产品经理

采用这种方式的原因:

根据文件生命周期图,文件最终归宿是归档留存的,以终为始。

在项目开始时,按照归档文件的形式建立文件夹,过程中的文件随时更新调整。

对于其他同事输出的文档,如UI图,测试用例等,在需要归档时找到相关人要到最终文档补充进去即可。

文件层级关系说明:项目文件、个人文件、日常文件、临时文件各建立文件夹。

1.项目文件夹:用于存储项目相关的文件内容

在项目文件下,单独按照不同项目+不同版本建立文件夹。

在每个项目版本文件夹内,按照项目流程划分,再分别建立:项目文档、计划管理、需求管理、UI设计、技术管理、测试管理文件夹。

产品经理

当然这些文件夹看自己的日常工作要求,我司是什么文件都找产品要,所以我就把项目相关文档都统一汇总。

项目内文件夹单独说明:

项目文档:存放与本次项目相关的文档,如参考资料、发布通知、培训文档等,根据项目文档分类的不同,可再新建文件夹,如新建个参考资料文件夹。

计划管理:版本排期计划、项目管理计划等。

需求管理:最常用的文件夹,存放需求文档、流程图、原型源文件等。

文档UI设计:UI相关内容,可待UI稿确定后再补充内容。

技术管理:技术相关文档,如接口文件、接口技术方案等,可待文档确定后再补充。

测试管理:测试同事输出的相关文档,可待文档确定后再补充。

2.个人文件

存储个人工作内容,如述职ppt等。

3.日常文件

杂七杂八但和项目不挂钩或关系不大的。

4.临时文件

不重要但是没地方放的文件,只是起到个存放

三、我的文件命名方式

开始命名前我们先说下命名原则。

精准:每个文件的命名要准确表达,文件的名称要详细、规范、避免重复与歧义。

一致:文档内容的统一出口最初在产品这,至少在自己在存文档时要做到同一个项目的文件名称统一,不然按照关键字模糊搜索时也是很苦逼。

比如以前做过一个项目,公司内项目组成员叫移动审方项目,商务同事叫互联网审方项目,外包叫在线审方项目……

1.具体的命名规则

(1)项目文件夹

序号+名称。

01_互联网医院

02_用药指导

(2)文档命名规则

序号+项目名称+项目版本号+文件名称+最新更新日期(精确到分),其中序号可有可无,影响不大。

01_互联网医院V1.0_需求文档_202106151445

01_用药指导V2.7.4_流程图_202105201934

曾经采用的方式为:序号+项目名称+项目版本号+文件名称+文件版本号+最新更新日期。

直到多次出现过如下对话:“项目版本是V1.0,还是文档版本?”

同时出现2个版本号提升了多余的沟通成本,我便取消了这种方式,只保留一个项目版本号,毕竟自己写的文档自己能做区分就行,对外只需要给出确定版即可,无需新增多余的认知成本。

产品经理

2.其它说明

(1)个人文件与其它文件说明

对于不属于项目文件,但是属于工作内容中的一部分。

如我日常会帮忙处理商务同事的标书技术偏离表,我司每月要每个员工填写绩效评价表,这些文件则可以直接建个新的文件夹,单独存放即可。

由于这些文件数量是累加的,我便直接采用了两种方式:

数量累加速度较快的,按年-月划分文件夹

数量累加速度可控的,直接存放文档

(2)临时性文件与一次性文件说明

我采用的方法是:

直接保存在桌面,定期清理即可,后来发现自己也没定期清理过,然后就有了第2种。

建立个临时文件夹,用于保存临时文件。

(3)对于临时文件小方法

通过微信/钉钉/飞书等通讯工具发出的文件,直接对话框内点击文件,word打开,处理完成后保存,然后在转发刚才的文件消息即可。

因为文件已经存在电脑的某个位置了,处理完保存后,直接转发的就是处理后的文件。

3.其它方法

借助工具,如Everything、腾讯桌面、dropit等文件管理工具。

当然,如果自己有了文件存储规范,工具的作用就不是那么重要了。

以上就是开课吧广场小编为大家整理发布的“产品经理文件管理与文件归档的通用规范”一文,更多IT互联网相关资讯前往开课吧广场-职场查看!

免责声明:本站所提供的内容均来源于网友提供或网络搜集,由本站编辑整理,仅供个人研究、交流学习使用。如涉及版权问题,请联系本站管理员予以更改或删除。
有用1
分享
全部评论快来秀出你的观点
登录 后可发表观点…
发表
暂无评论,快来抢沙发!
Hello,World公开课